¿Cómo ordenar documentos? Archivar documentación en casa siempre es una tarea complicada, y es que es verdad que a nadie le gusta llenarse de papeles.
Lo que pasa es que no siempre estamos seguros de los documentos que debemos conservar y por cuánto tiempo. Seguro te ha pasado que dices “este papel ya no lo voy a necesitar” y claro, vas a hacer un trámite, te lo piden y ya no lo tienes.
He preparado una lista de los documentos importantes que debemos archivar en casa o en la oficina y cómo clasificarlos para que sea fácil localizarlos cuando los necesitemos.
Documentos personales de tipo oficial
- Los DNIs de los niños. Estos generalmente no suelen llevarlos consigo, por lo tanto puedes guardarlos y sacarlos cuando lo necesites.
- Fotocopia de los DNIs de toda la familia, una o dos copias.
- Pasaportes
- Certificados de nacimiento. Incluid una copia porque luego se necesita en el momento menos pensado.
- Libro de familia, si tenéis.
- Certificado de matrimonio, si tenéis.
- Padrón.
Para los trámites casi siempre nos solicitan llevar este tipo de documentos con menos de tres meses de antigüedad, por lo que lo ideal es que los mantengas actualizados y vayas deshaciéndote de las copias antiguas, siempre conservando la principal para poder solicitar las copias que necesites.
Como ordenar documentos administrativos
- Declaración del IRPF y de otros impuestos que tengáis que pagar. Por regla general hay que guardar los últimos 4 años, que es cuando prescriben pero en casos especiales (pérdidas, interrupción de plazos, etc) hay que guardarlos por más tiempo. Así que yo os recomiendo mínimo 5 años para curaros en salud y si tenéis algún caso especial más.
- Multas, sanciones por pagar y pagadas.
- Datos de la seguridad social: última vida laboral (normalmente la manda anualmente la seguridad social pero si no la tienes, la puedes pedir en la nueva web Tu seguridad Social, tarjeta y número de la seguridad social y otra documentación importante como prestaciones, paro, bajas, etc.
- Contrato, alta en seguridad de empleados del hogar y de tu Código de cuenta de cotización (CCC), si tienes.
- Contratos de trabajo
- Nóminas
Documentos financieros
- Contratos de cuentas corrientes
- Tarjetas y un documento con las claves.
- Contratos de créditos si es que has solicitado alguno, junto con los documentos que se refieren a términos y condiciones o garantías.
- Comprobantes de los pagos que hayas realizado de alguna compra, por ejemplo, e financiación o en veces.
Para clasificarlos, puedes colocarlos documentos por pestañas con el respectivo nombre de cada uno: banco, créditos, cuentas por pagar, pagados, etc.
Documentación relacionada con la vivienda
- Contrato de alquiler o compraventa de la casa.
- Hipoteca o contrato de financiación.
- Contratos de suministros y servicios y recibos e inspecciones del gas.
- Recibos de comunidad.
- Facturas y recibos de reparaciones.
Igualmente puedes clasificarlos con índice de categorías y separadores.
Documentos relacionados con los seguros
- Contratos de seguros: de hogar, responsabilidad civil familiar, profesional, etc. y prueba de pago de las primas dependiendo de la duración de cada seguro.
- Póliza de seguro de vida y prueba de pago de las primas.
- Póliza del seguro de coche.
Los documentos relacionados a seguros es importante conservarlos durante el tiempo que tengan vigencia, por ejemplo, el de vida se guardará toda la vida; el de médicos normalmente se renueva cada año, así que puedes conservar la copia anterior y la nueva e irlas reemplazando cada vez que se renueve.
Documentación relacionada con los vehículos:
- Contrato de compraventa del coche/moto.
- Contrato de financiación del coche.
- Impuesto de circulación.
Documentos de temas médicos:
- Hoja para apuntar la información básica: grupo sanguíneo, alergias, enfermedades/operaciones y antecedentes.
- Seguros médicos.
- Cartilla de vacunaciones.
- Historiales médicos de cada miembro de la familia.
En este caso es recomendable guardarlos con el nombre de cada miembro de la familia para no confundirlos.
Documentos escolares:
- Admisiones y otra documentación relacionada con el colegio.
- Certificados de estudios.
Otra gran ayuda para ir eliminando papeles es crear copias digitales de tus documentos, de este modo puedes conservar los más antiguos si es que son importantes o no estas segur@ de que debas deshacerte de ellos.
En otra de nuestras entradas de nuestro blog te compartimos algunos consejos de orden para organizar documentos digitales.
Leer 4 maneras de hacerte con el control de tu documentación
Espero que esta lista te sea útil para tener una guía de cómo organizar y ordenar documentos en casa. Recuerda que siempre puedes consultar a tu asesor si es que no sabes qué papel debes tirar.