Si estás leyendo esto, es porque probablemente has decidido pasarte a la gestión “sin papel” de tu documentación.
¿Significa esto que no vas a utilizar nada de papel en tu vida diaria?
Probablemente no.
Pero si quiere decir que has tomado la decisión en cuanto a dar un paso importante en la eliminación del caos y el estrés en tu vida.
Escanear solo es una parte del trabajo
Asimismo, significa también que has tomado el camino hacia ser más productivo. Serás capaz de encontrar con facilidad el documento que necesitas justo en el momento que lo necesitas.
Incluso en el caso de que no tengas quieras escanear nada, imagino que tienes un buen número de documentos en tu ordenador y no sabes realmente cómo sería el mejor modo de organizarlos.
Después de leer esta pequeña guía, me gustaría que te comprometieras a poner en marcha por lo menos una de estas recomendaciones y ver qué ocurre durante un tiempo. Te prometo que habrá un antes y un después en tu capacidad para encontrar la información que necesitas de una manera rápida y fácil.
¿Preparado? ¡Vamos allá!
1. Haz que tus PDFs puedan ser buscados con facilidad
Mucha gente hace el esfuerzo de escanear sus documentos en PDF, pero no tienen en cuenta el paso fundamental de hacer que sus PDFs se puedan encontrar después con facilidad.
¿Por qué se da esta situación?
Piensa en intentar encontrar algo en internet.
Imagina que tienes que ir a algún tipo de directorio y seleccionar diferentes apartados o carpetas intentando encontrar lo que estás buscando. Te llevaría un sinfín de tiempo y muchas veces abandonarías por el camino.
¿Cómo lo solemos hacer entonces?
Las opciones son: te vas a Google y tecleas algunas palabras y muy a menudo lo que necesitas está allí, en la primera página.
Imagina que tu horno todavía funciona, pero quieres saber si todavía está en garantía. Si tus documentos fueron escaneados y has tenido en cuenta que fueran fáciles de encontrar al nombrarlos, podrías ir a tu sistema de archivo e iniciar una búsqueda con las palabras “horno” o “garantía”, posiblemente aparecería el recibo de compra, los datos de la garantía e incluso el manual de funcionamiento. Todo ello simplemente por teclear una palabra.
Aquí es adonde quieres llegar.
¿Cómo lo haces?
Las posibilidades son que tu escaner venga con un software específico para poder nombrar archivos de una manera que los haga fáciles de encontrar. En el caso de que no disponga de él, no te preocupes, ¡hay más opciones.¡
2. Usa lo que tienes
Puede que no seas consciente de esto, pero una vez que dispones de documentos fáciles de encontrar, puede que ya tengas en tu ordenador todo lo que necesitas para localizarlos.
Reduce el número de carpetas
Obviamente no puedes deshacerte de todas las carpetas y no estoy proponiendo que pongas todos tus documentos en un único lugar, (ni siquiera yo hago esto).
Lo que sugiero es que resistas la tentación de hacer una amplísima y elaborada estructura de carpetas anidadas unas en otras.
Hemos hecho nuestros PDFs fáciles de buscar ¿verdad?; de modo que vamos a olvidarnos por un momento de decidir si esta factura va en “Organización” o “Aplicaciones” o “Extractos” y simplemente ponla en una carpeta general “Facturas”. Cuando necesitemos encontrarla, utilizaremos el sistema de búsqueda disponible.
Windows
Si tienes Windows Vista o posterior, estás de suerte. La Búsqueda de Windows está ligada al sistema operativo, por lo que deberías ser capaz de buscar tus PDFs utilizando la propia herramienta de Windows.
Mac OS X
Si eres usuario de Mac, no tienes problema. Mac OS X ya incluye la funcionalidad de búsqueda en PDFs desde hace años.
En la parte superior derecha de la pantalla hay una lupa. Si la tecleas, accedes a Spotlight, la herramienta de búsqueda de Mac.
Teclea el texto que desees y aparecerán los PDFs que contengan esa frase en tu sistema de archivo.
Además, mucha gente no sabe que la aplicación Preview de Mac tiene interesantes opciones en el manejo de documentos:
- Puedes incluir tu firma en el documento.
- Partir PDFs
- Poner códigos de acceso a tus documentos.
- Extraer páginas concretas de un PDF más largo.
- Anotaciones y otras herramientas de gestión de documentos.
Como ves, haciendo tus PDFs fáciles de buscar y usando las herramientas disponibles en tu ordenador ya puedes conseguir una gestión razonable de tu documentación “sin papel”.
3. ¡Siempre a mano!
Algunas veces puede ser realmente interesante y necesario ser capaz de acceder a tu documentación en cualquier momento estés donde estés. Te muestro cómo:
Evernote tiene usuarios de Mac y Windows y tus notas y documentos están sincronizados en el servidor (si lo deseas). Puedes conectarte vía web y acceder a todas tus notas o verlas usando Android, iPhones o iPads de clientes. Evernote es gratuito para el almacenamiento de PDFs, y la versión de pago codifica tus PDFs para hacerlos fáciles de buscar.
Dropbox es un servicio de sincronización de ficheros. Cualquier fichero que almacenes en tu carpeta de Dropbox se sincroniza en los servidores y puede sincronizarse con cualquier otro dispositivo también. Dispone de una App muy manejable para iPhone y iPad (también Web) que te permitirá ver tus documentos en cualquier momento.
Shoebox permite que les envíes por correo tus documentos y ellos los escanean por ti. Puedes también subir tus recibos y tenerlos perfectamente ordenados por categorías. También te puedes conectar en cualquier momento y acceder a todos tus documentos.
Box.com es una aplicación más orientada a la empresa, pero también trabajan con particulares y pequeñas empresas. Ofrecen documentos online así como herramientas adicionales de seguridad en la gestión de toda tu documentación.
4. Escoger el equipo necesario
Si estás decidido a pasarte a la gestión de documentos sin papel y no estás seguro de que escaner comprar o que aplicación descargar para poder empezar a realizar este cambio, te voy a recomendar algunas de las opciones que encuentro más interesantes dentro del mercado actual:
Opciones de escáneres de gama media:
Opciones de impresoras/ escáneres más económicos:
HP DeskJet – Impresora multifunción
Canon Pixma TR7550 – Impresora 4 en 1