No hay mayor ilusión para los niños que despertar el día de Reyes y mirar todos los regalos que les han dejado bajo el árbol, y es que los pequeñines pasan todo el año esperando este día con mucha ilusión. Para los padres es igual de emocionante, pues ver sus caritas al día siguientes ¡es realmente mágico!
Cada año que inicia tenemos la esperanza de que será mucho mejor que el anterior, pero para que esto sea verdaderamente cierto debemos recibirlo de la manera correcta, ¿cómo? Ordenadamente.
De nada servirá plantearnos nuevos propósitos, nuevas metas y sueños si no estamos dispuestos a hacer cambios, y la llegada de un año nuevo es siempre un gran momento para plantearnos renovar algún lugar de la casa, deshacernos de las cosas que ya no aportan brillo a nuestra vida, liberar espacio o colocar los objetos en un lugar mejor.
¡La Cumbre Virtual Vivir en Equilibrio: Mujeres y Burnout – Segunda edición ha comenzado!
Aquí están los detalles por si te los has perdido:
Desde hace varios meses mi compañera y anfitriona del evento, Natalia Saldarriaga, ha estado reuniendo a los mejores expertos en Neurociencia, Coaching, Medicina Holística, Psicología, Medicina General, Emprendimiento y Recursos Humanos para darte las mejores estrategias que te permitirán dejar de ser una víctima de la exigencia laboral, familiar y del estrés de la vida en general.
Es muy cierto que ser ordenado parte de un hábito, una acción aprendida que realizamos por costumbre, y que, si nos genera bienestar seguiremos repitiendo.
En Orden Studio reforzamos continuamente la importancia de adquirir este hábito e implementarlo en nuestro día a día, física y mentalmente, como una puerta a muchos beneficios que permean en todos los aspectos de nuestra vida.
Sin embargo, como otros aspectos, usos y costumbres, nada en exceso es bueno y muchas veces nuestros hábitos pueden ser los corresponsales de una manía, la cual puede llegar a convertirse en obsesión, una idea fija que nos provoca malestar, pues está totalmente peleada con nuestra consciencia.
Parece que fue ayer cuando estábamos haciendo las maletas para irnos de vacaciones y ahora ya es momento de volver al mundo real, y es que, aunque hayamos descansado y disfrutado estos merecidos días de descanso siempre se hace un poco pesado retomar la rutina del día a día.
¡Ya están aquí las vacaciones de verano! Esto es una gran noticia para los pequeños y un cúmulo de sentimientos encontrados para nosotros los padres, pues, aunque a todos nos apetece pasar tiempo en familia y aprovechar los días de descanso para estar más tiempo con los niños, también es verdad que algunos padres todavía tendrán que trabajar o realizar otras actividades.
El desorden no es algo que pasa de repente, no es como que un día amaneciste y toda tu casa estaba patas arriba; el desorden es un conjunto de pequeños desórdenes que vas acumulando a lo largo de los días.
Por ejemplo, llegas de la calle y en lugar de poner la chaqueta en el armario o el perchero, lo dejas sobre la silla; te quitas los zapatos y en lugar de meterlos al zapatero los dejas en el pasillo; usas un vaso y en lugar de lavarlo lo dejas en la encimera, y así sucesivamente; para cuando te das cuenta todo es un caos.
Si estás leyendo esto, es porque probablemente has decidido pasarte a la gestión “sin papel” de tu documentación.
¿Significa esto que no vas a utilizar nada de papel en tu vida diaria?
Probablemente no.
Pero si quiere decir que has tomado la decisión en cuanto a dar un paso importante en la eliminación del caos y el estrés en tu vida.
Escanear solo es una parte del trabajo
Asimismo, significa también que has tomado el camino hacia ser más productivo. Serás capaz de encontrar con facilidad el documento que necesitas justo en el momento que lo necesitas.
Incluso en el caso de que no tengas quieras escanear nada, imagino que tienes un buen número de documentos en tu ordenador y no sabes realmente cómo sería el mejor modo de organizarlos.
Después de leer esta pequeña guía, me gustaría que te comprometieras a poner en marcha por lo menos una de estas recomendaciones y ver qué ocurre durante un tiempo. Te prometo que habrá un antes y un después en tu capacidad para encontrar la información que necesitas de una manera rápida y fácil.
¿Preparado? ¡Vamos allá!
1. Haz que tus PDFs puedan ser buscados con facilidad
Mucha gente hace el esfuerzo de escanear sus documentos en PDF, pero no tienen en cuenta el paso fundamental de hacer que sus PDFs se puedan encontrar después con facilidad.
¿Por qué se da esta situación?
Piensa en intentar encontrar algo en internet.
Imagina que tienes que ir a algún tipo de directorio y seleccionar diferentes apartados o carpetas intentando encontrar lo que estás buscando. Te llevaría un sinfín de tiempo y muchas veces abandonarías por el camino.
¿Cómo lo solemos hacer entonces?
Las opciones son: te vas a Google y tecleas algunas palabras y muy a menudo lo que necesitas está allí, en la primera página.
Imagina que tu horno todavía funciona, pero quieres saber si todavía está en garantía. Si tus documentos fueron escaneados y has tenido en cuenta que fueran fáciles de encontrar al nombrarlos, podrías ir a tu sistema de archivo e iniciar una búsqueda con las palabras “horno” o “garantía”, posiblemente aparecería el recibo de compra, los datos de la garantía e incluso el manual de funcionamiento. Todo ello simplemente por teclear una palabra.
Aquí es adonde quieres llegar.
¿Cómo lo haces?
Las posibilidades son que tu escaner venga con un software específico para poder nombrar archivos de una manera que los haga fáciles de encontrar. En el caso de que no disponga de él, no te preocupes, ¡hay más opciones.¡
2. Usa lo que tienes
Puede que no seas consciente de esto, pero una vez que dispones de documentos fáciles de encontrar, puede que ya tengas en tu ordenador todo lo que necesitas para localizarlos.
Reduce el número de carpetas
Obviamente no puedes deshacerte de todas las carpetas y no estoy proponiendo que pongas todos tus documentos en un único lugar, (ni siquiera yo hago esto).
Lo que sugiero es que resistas la tentación de hacer una amplísima y elaborada estructura de carpetas anidadas unas en otras.
Hemos hecho nuestros PDFs fáciles de buscar ¿verdad?; de modo que vamos a olvidarnos por un momento de decidir si esta factura va en “Organización” o “Aplicaciones” o “Extractos” y simplemente ponla en una carpeta general “Facturas”. Cuando necesitemos encontrarla, utilizaremos el sistema de búsqueda disponible.
Windows
Si tienes Windows Vista o posterior, estás de suerte. La Búsqueda de Windows está ligada al sistema operativo, por lo que deberías ser capaz de buscar tus PDFs utilizando la propia herramienta de Windows.
Mac OS X
Si eres usuario de Mac, no tienes problema. Mac OS X ya incluye la funcionalidad de búsqueda en PDFs desde hace años.
En la parte superior derecha de la pantalla hay una lupa. Si la tecleas, accedes a Spotlight, la herramienta de búsqueda de Mac.
Teclea el texto que desees y aparecerán los PDFs que contengan esa frase en tu sistema de archivo.
Además, mucha gente no sabe que la aplicación Preview de Mac tiene interesantes opciones en el manejo de documentos:
- Puedes incluir tu firma en el documento.
- Partir PDFs
- Poner códigos de acceso a tus documentos.
- Extraer páginas concretas de un PDF más largo.
- Anotaciones y otras herramientas de gestión de documentos.
Como ves, haciendo tus PDFs fáciles de buscar y usando las herramientas disponibles en tu ordenador ya puedes conseguir una gestión razonable de tu documentación “sin papel”.
3. ¡Siempre a mano!
Algunas veces puede ser realmente interesante y necesario ser capaz de acceder a tu documentación en cualquier momento estés donde estés. Te muestro cómo:
Evernote tiene usuarios de Mac y Windows y tus notas y documentos están sincronizados en el servidor (si lo deseas). Puedes conectarte vía web y acceder a todas tus notas o verlas usando Android, iPhones o iPads de clientes. Evernote es gratuito para el almacenamiento de PDFs, y la versión de pago codifica tus PDFs para hacerlos fáciles de buscar.
Dropbox es un servicio de sincronización de ficheros. Cualquier fichero que almacenes en tu carpeta de Dropbox se sincroniza en los servidores y puede sincronizarse con cualquier otro dispositivo también. Dispone de una App muy manejable para iPhone y iPad (también Web) que te permitirá ver tus documentos en cualquier momento.
Shoebox permite que les envíes por correo tus documentos y ellos los escanean por ti. Puedes también subir tus recibos y tenerlos perfectamente ordenados por categorías. También te puedes conectar en cualquier momento y acceder a todos tus documentos.
Box.com es una aplicación más orientada a la empresa, pero también trabajan con particulares y pequeñas empresas. Ofrecen documentos online así como herramientas adicionales de seguridad en la gestión de toda tu documentación.
4. Escoger el equipo necesario
Si estás decidido a pasarte a la gestión de documentos sin papel y no estás seguro de que escaner comprar o que aplicación descargar para poder empezar a realizar este cambio, te voy a recomendar algunas de las opciones que encuentro más interesantes dentro del mercado actual:
Opciones de escáneres de gama media:
Opciones de impresoras/ escáneres más económicos:
HP DeskJet – Impresora multifunción
Canon Pixma TR7550 – Impresora 4 en 1
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Las fiestas suelen traer cosas nuevas: una nueva joya que tu pareja te regala, nueva decoración navideña o renovada en casa para sorprender a tus invitados o un nuevo par de zapatillas que no estaba en tu lista. Todos tenemos cosas nuevas que incorporar a nuestro hogar y algunos de nosotros tenemos más de lo que podemos necesitar y almacenar. ¡Ya es 2016! Fuera lo viejo, dentro lo nuevo. Continue Reading…