Las listas de cosas son mágicas. De acuerdo a expertos, en el momento que escribes algo para hacer, es infinitamente más probable que finalmente ocurra que si recurres a tu (muchas veces imperfecta) memoria.
¡¡Listas de trabajo! Muchísimas cosas se han escrito acerca del poder de las listas de cosas por hacer… pero, ¿cómo hacer una lista? No todas las listas se hacen igual!
Hay seis grandes errores que se cometen a la hora de confeccionar una lista de cosas por hacer, y hoy vamos a destacar uno sobre las demás: poner demasiadas cosas en tu lista de cosas por hacer. Además veremos cómo poder evitarlo. Pronto estarás en el buen camino para extraer lo máximo a tus días.
Cuando pensamos como hacer una lista de cosas pendientes, quizá se te ocurre que cuantas más cosas pongas mejor. ¡De ninguna manera! De hecho, después de unas diez cosas, tus listas comienzan a decaer en productividad.
El ingente número de cosas por hacer realmente te desanima y caes en el viejo, “no voy a ser capaz de terminar todo”, por lo que ¿para qué preocuparse? estado emocional.
Entonces te encuentras que no sigues tu lista de ninguna manera, haciendo las cosas sencillas , pequeñas (en vez de las importantes) o simplemente dejándote ir sin resolver ninguna.
En vez de trabajar hacia tus objetivos, estás simplemente dando vueltas en tu asiento mirándote el ombligo y dedicándole tiempo a cualquier cosa que capta tu atención; claramente no es el modo de hacer ningún progreso.
La solución: limitar el número de cosas en tu lista. Grandes expertos en productividad y usuarios habituales de listas recomiendan limitar el numero de cosas por hacer en tus lista a seis.
En charlas y escritos se comenta el éxito de concretar aquellas seis cosas que son lo más importante que hacer al día siguiente antes de acostarse. Puede que te acabes diciendo:
Pero ¿cómo voy a limitar todo lo que tengo que acometer a sólo seis cosas, si tengo para rellenar varias páginas…? Lo más importante es saber reducir esta larga lista a seis cosas a realizar en las próximas 24 horas. Recuerda que si las terminas, siempre puedes añadir más.
Si crees que vas a perder de vista las otras cosas menos importantes, puedes crear un proyecto separado en otro lugar, en otro cuaderno o en otro fichero de un ordenador o incluso en un tablero en tu oficina.
Allí puedes “aparcar” todas estas ideas, proyectos, o cosas por hacer hasta que sea el momento propicio para ellas. Al desvincularlas de tu lista principal de tareas principales, limitas tu actuación a las acciones críticas y te mantienes enfocado en lo que importa: tus objetivos prioritarios.
También puede ser útil crear una lista continua de “cosas que llevan 5 minutos” a la que te puedes orientar cuando dispones de tiempo entre tareas más importantes.
¿Necesitas un respiro después de terminar un escrito de diez páginas? Saca tu lista de cosas que sólo necesitan cinco minutos y haz un par de llamadas o pide ese regalo de cumpleaños para tu hijo.
Entonces vuelve a tu lista de cosas prioritarias y sigue trabajando con ella, con aquellas cosas que llevan más tiempo.
En una semana o dos siguiendo este método verás como serás capaz de conseguir más cosas enfocándote en menos cosas. Inténtalo, si no te hace más productivo, siempre puedes volver a tu lista de intentarlo todo a la vez. ¡Verás como merece la pena el intento!.